|
В результате стремительного роста конкуренции, руководство компаний все чаще обращается к вопросам управляемости предприятия и повышения качества предоставляемых услуг и продуктов. Для внедрения любой методики повышения управляемости предприятия необходимо обеспечить две ключевые возможности:
Оперативно и с минимумом затрат изменить что-либо в существующих процессах предприятия;
Получить адекватную и достоверную информацию о текущем состоянии дел, чтобы принимать правильные решения о вносимых изменениях.
Одним из самых простых методов повышения управляемости предприятия и качества производства (а значит, и конкурентоспособности предприятия), примененных за последние сто лет, является внедрение конвейера или автоматизированных систем. В основе этого метода лежит повышение эффективности работы за счет специализации - разделение производства на этапы и операции, однозначное назначение исполнителей на каждом этапе и последующее совершенствование всего процесса.
Применение принципов конвейера в новом свете есть создание системы управления предприятием на основе системы бизнес-процессов и последующего совершенствования этих бизнес-процессов.
Очевидно, что при решении задачи повышения эффективности бизнес-процессов, необходимо позаботиться об основе любого конвейера: системе автоматизированного перемещения "изделия" от исполнителя к исполнителю - конвейерной ленты. То есть о системах автоматизации бизнес-процессов, берущей на себя, в частности, функции передачи информации, требуемой для выполнения процесса (документ).
Практически вся деятельность современного промышленного предприятия, будь то согласование приказа, или подписание договора, или выпуск и поставка продукции, оказывается опутанной необходимостью работы с различными документами. Избежать этого невозможно, поэтому не в последнюю очередь необходимо позаботиться о повышении эффективности и управляемости именно документоориентированных бизнес-процессов.
Современная экономика в период глобализации определяет набор требований к современному бизнесу. Одним из основных таких требований является способность работы на подвижном, быстро меняющемся рынке. Конкурентоспособность может быть обеспечена на предприятиях с процессно-ориентированным подходом к организации бизнеса и контролируемыми процессами. Сделать процессы на предприятии контролируемыми и прозрачными позволяют только те механизмы, которые показывают руководству ход потоков работ и документов благодаря возможностям получения наглядных отчетов, отражающих состояние различных участков бизнеса.
Другие проблемы организации бизнес-процессов связана с тем, что в деятельность любой компании присутствует необходимость постоянной обработки большого количества документов - договоров, счетов-фактур, платежных поручений и другой важной в бизнесе документации. Проходя каждую инстанцию при обработке, документ должен быть, проверен, заверен и отправлен далее. С учетом присутствия в любой работе непредсказуемого человеческого фактора - ошибки, опоздания, потери документов и данных - отведенное документу время на прохождение всех ступеней затягивается. В итоге, чем сложнее технологическая цепочка бизнес-процесса, чем крупнее и более разветвлено предприятие, тем больший ущерб организация может понести, организуя работу вручную и "на бумаге".
Автоматизируя документоориентированные бизнес-процессы, организация страхует себя от таких проблем, как нарушение хода процедур работы, установленных в организации, несанкционированного доступа сотрудников к функциям и документам, огромных объемов потерянных документов и информации. В конечном итоге предотвращение вышеперечисленных проблем влияет на сокращение временных издержек и повышение качества бизнеса организации.
Благодаря внедрению системы электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов, документы уже не попадут к руководителю на стол, не пройдя соответствующих согласований и проверок финансовой, юридической и других служб, а у руководства появляется возможность контроля и быстрого реагирования на появляющиеся "узкие места" бизнеса.
Проблемы, решаемые в рамках данного проекта
Любое растущее предприятие сталкивается в процессе своей работы со следующими проблемами:
Отсутствие целостной картины выполнения работ. Желание проконтролировать выполнение тех или иных проектов выливается в необходимость обзвона / обхода всех участвующих в проекте лиц. Руководители отделов Государственного учреждения "294 ЦСООР" должны в реальном времени просматривать, на какой стадии находятся поручения (задания), которые они назначили сотрудникам, а также могли получать отчёты о выполненных задания, которые соответствовали нормам делопроизводства в компании. Руководителям отделов необходимо, назначать исполнителей по заданиям в системе электронного документооборота, а также назначать сотрудников, которые будут следить за ходом обработки поручений.
Стратегия, изложенная на бумаге руководством, совсем не обязательно воплощается в жизнь предприятия. То, что задумали руководители, не всегда выполняется именно таким образом. Руководство может об этом так никогда и не узнать, а в итоге - упущенные возможности, неполученная прибыль, снижении конкуренции.
Долгий путь от принятия решения до его внедрения в жизнь предприятия. Решения руководства, изложенные на бумаге, могут долгое время пылиться на столах секретарей, начальников отделов и так никогда и не дойти до исполнителей. Бумажный документ может быть утерян или испорчен и на его восстановление может потребоваться много времени.
Ненадежная информация для принятия решений. Данные в аналитических сводках оказываются не реальными, а подогнанными под требуемый результат.
Утеря документов, распоряжений руководства. Бумажные документы, задания, записанные на листочках бумаги, теряются в груде себе подобных, множащихся на рабочих местах Ваших сотрудников. Не говоря о снижении эффективности работы, такие события часто приводят к дополнительным затратам на разбирательства в судебных инстанциях и т.п.
Длительный поиск документов. Найти нужный документ в нужный момент бывает совсем непросто, что часто отражается на сроках подготовки ответов клиентам, исполнении заданий и т.п.
Все это вместе выливается в то, что организация не имеет возможности совершенствоваться с требуемой рынком скоростью, а значит, неизбежно теряет клиентов, предпочитающих более скоростной и качественный сервис.
Все эти факторы говорят о том, что Государственному учреждению "294 ЦСООР" нужна полноценная система электронного документооборота с функциями контроля и исполнения заданий, соответствующая нормам делопроизводства на территории РФ.
Система под названием "ДокМенеджер" предназначена для регистрации, хранения, поиска документов на предприятии, функции контроля и исполнения, которые разрабатываются в данном дипломном проекте, написаны на языке программирования Visual Basic 6, в качестве сервера базы данных используется Microsoft SQL Server 2000.
|
На уровень вверх
КУПИТЬ 
Получить демо-версию работы бесплатно